Cara Menggunakan Fitur Aplikasi Zoom Untuk Peserta Meeting Room Di Laptop Atau PC

Sebagai peserta dalam meeting room di aplikasi zoom cloud meeting tentu kita harus mengerti fitur-fitur yang ada dalam aplikasi tersebut agar nantinya kita tidak merasa bingung dan stress pada saat meeting sedang berlangsung. Misalnya Anda disuruh untuk presentasi, tentu Anda harus tahu fitur apa yang digunakan untuk menampilkan file presentasi di dalam meeting room.

Nah, supaya tidak bingung dengan fitur-fitur yang ada di meeting room, berikut beberapa cara menggunakan fitur aplikasi zoom untuk peserta meeting di laptop atau PC.

Catatan:

• Host adalah pembuat meeting room
• Participants adalah peserta dalam meeting room

Cara Membuka Zoom dan Membuka Zoom Meeting Room

1. Buka aplikasi zoom cloud meeting, maka akan tampil menu utama aplikasi zoom. Ada dua cara untuk masuk di meeting room sebagai peserta meeting. Cara pertama yaitu apabila tidak mempunyai akun zoom  atau akun gmail, SSO dan facebook maka langsung masuk di meeting room dengan memilih join a meeting di halaman utama aplikasi zoom cloud meeting. Cara kedua yaitu apabila telah mempunyai akun zoom cloud meeting, atau akun gmail, SSO dan Facebook maka pilih Sign In dengan menggunakan akun tersebut kemudian setelah dipilih sign in silahkan pilih akun yang diinginkan untuk masuk di profil. setelah sign menggunakan akun maka akan muncul tampilan beranda sesuai dengan profil Anda, selanjutnya pilih join untuk bergabung di meeting room. 

Untuk artikel kali ini saya akan masuk di meeting room dengan cara pertama yaitu join a meeting di menu utama aplikasi zoom. 

Tampilan menu utama aplikasi zoom

2. Setelah Anda memilih join a meeting maka akan muncul tampilan permintaan ID meeting atau personal link name. ID meeting ini diberikan oleh pembuat meeting room (host), Anda tinggal meminta ID meetingnya. Setelah itu masukkan ID meeting dan nama. Keterangan: Remember my name for future meetings (mengingat nama Anda untuk meeting selanjutnya). Do not connect to audio (Anda tidak akan terhubung dengan audio/suara). Turn off my video (video Anda non aktif/mati).

Permintaan ID Meeting

3. Setelah memasukkan ID meeting dan nama, pilih join tunggu beberapa saat sampai muncul tampilan video preview

Video preview

Beri tanda centang always show video preview dialog when joining a video meeting kemudian pilih Join with video.

4. Setelah memilih join with video kemudian sampai muncul meeting room. Apabila ada pemberitahuan seperti gambar berikut

Ruang tunggu untuk menerima persetujuan dari host

itu artinya pembuat room (host) melakukan enabled meeting room yaitu semua yang meminta bergabung di meeting room harus menunggu persetujuan host untuk masuk di meeting room. Jadi silahkan menunggu sampai host menerima (meng admit) Anda untuk masuk di meeting room.

5. Setelah di admit oleh host, maka akan muncul tampilan meeting room itu artinya Anda telah berada di dalam meeting room yang bertindak sebagai peserta meeting.

Tampilan meeting room

Beberapa fitur yang dalam meeting room serta cara menggunakannya.

A. Participants

Participants digunakan untuk melihat siapa saja peserta lain yang ada dalam peserta meeting room. Untuk membuka participants klik ikon participants atau menekan tombol Alt+U di keyboard maka akan muncul tampilan participants. Apabila ingin menghilangkan tampilan participants, silahkan klik ikon participants maka layar akan kembali seperti semula atau kembali menekan Alt+U di keyboard.

Fitur participants

B. Chat

Fitur chat digunakan untuk berinteraksi dengan para peserta dan host melalui pesan atau obrolan yang ada dalam meeting room. Untuk membuka fitur chat klik ikon chat atau tekan Alt+H di keyboard maka akan muncul tampilan chat. Apabila ingin menghilangkan tampilan chat, klik ikon chat atau tekan Alt+H maka layar akan kembali seperti semula. untuk menulis pesan silahkan isi di kolom type message here kemudian tekan enter maka chat Anda akan terbaca oleh semua peserta dan host meeting room.

Selain mengirim pesan kepada semua peserta dan host yang ada dalam meeting room, Anda juga dapat mengirim pesan chat secara pribadi tanpa diketahui peserta lain dengan cara klik everyone kemudian ganti dengan memilih orang yang ingin di chat pribadi kemudian tulis pesan di kolom  type message here kemudian tekan enter maka chat yang dikirim hanya akan dibaca oleh peserta yang telah dipilih tadi.

chat secara pribadi

Anda juga dapat mengirim file ke group chat dengan cara klik tulisan file di zoom group chat

Pengiriman file di zoom group chat

setelah itu cari dan pilih file yang akan dikirim kemudian pilih open dan file tersebut akan berada di zoom group chat.

C. Share Screen

Share screen digunakan untuk menampilkan file yang akan dipresentasikan di dalam meeting room. File bisa dalam bentuk foto, ppt, pdf, video dan file lainya. Selain itu ada juga whiteboard share screen yang bisa digunakan untuk menulis. Untuk membuka fitur share screen silahkan klik ikon share screen atau tekan Alt+S di keyboard maka akan muncul tampilan share screen. Apabila ingin menghilangkan tampilan share screen, silahkan klik ikon share screen atau tekan Alt+S maka layar akan kembali seperti semula.

Tampilan share screen

Untuk menampilkan file yang akan dipresentasikan, caranya sebelum dibuka fitur share screen silahkan persiapkan file yang akan dipresentasikan dengan mengklik minimize meeting room.

Minimize meeting room

maka akan muncul tampilan meeting room dalam ukuran yang kecil. Apabila ingin mengembalikan meeting room ke ukuran semula silahkan pilih ikon exit minimized video maka tampilan meeting room akan kembali ke ukuran semula.

Exit minimize video

Setelah meeting room di minimize, silahkan cari file yang dengan membuka folder tempat penyimpanan file. Misalkan Anda ingin menampilkan file materi TKP CPNS dalam bentuk pdf maka silahkan buka folder tempat penyimpanan file tersebut.

folder penyimpanan file

setelah itu buka kembali meeting room dengan memilih dan mengklik toolbar exit minimized video di meeting room. Apabila tampilan meeting room sudah kembali ke ukuran semula, kemudian klik ikon share screen. Setelah itu pilih folder yang akan dibuka filenya, jangan lupa centang share computer sound dan optimize screen sharing for video clip.

Pemilihan folder presentasi

Setelah itu pilih share kemudian akan muncul tampilan folder share screen artinya semua peserta meeting room sudah dapat melihat folder yang Anda tampilkan di share screen. Setelah itu, silahkan buka file presentasi yang ingin Anda tampilkan. Untuk berhenti menampilkan file presentasi, silahkan pilih stop share maka akan kembali ke menu utama meeting room.

Folder yang sudah tampil di share screen

Untuk menampilkan whiteboard share screen, pilih dan buka share screen kemudian pilih whiteboard setelah itu centang share computer sound dan optimize screen sharing for video clip dan terakhir pilih share.

Pemilihan whiteboard share screen

Setelah itu akan muncul tampilan whiteboard, untuk memperbesar ukuran white board pilih maximize.

Tampilan Whiteboard Share Screen

silahkan menulis di whiteboard meeting room. Whiteboard ini juga dilengkapi beberapa fitur seperti text, draw, stamp dan beberapa fitur lainnya. silahkan dicoba menggunakan fiturnya

Beberapa fitur dalam whiteboard

Apabila ingin berhenti pilih stop share maka Anda akan kembali ke meeting room.

D. Record

Fitur record digunakan untuk merekam sebagian atau semua aktivitas di meeting room selama meeting room berlangsung. Anda bisa merekam hal-hal yang dianggap penting dalam meeting tersebut sehingga dapat menampilkan ulang meeting rekaman meeting tersebut suatu saat. Untuk membuka fitur record silahkan klik ikon record atau tekan Alt+R di keyboard maka akan muncul tampilan record dan mulai merekam aktivitas di meeting room. Apabila muncul tampilan berikut

maka Anda harus mengirim permintaan kepada host untuk merekam meeting. Apabila sudah diizinkan oleh host maka Anda dapat merekam meeting room. Apabila ingin menonaktifkan atau mematikan record, silahkan pilih stop record maka rekaman akan berhenti. Anda juga dapat melakukan jeda (pause) artinya dengan mengklik ikon pause dan record dapat diaktifkan kembali dengan kembali mengklik icon pause maka akan kembali merekam kegiatan di meeting room.

Tampilan record meeting room

Hasil dari rekaman dapat Anda lihat nanti pada saat meeting room berakhir. Hasil rekaman secara otomatis tersimpan dalam folder. Folder tersebut akan langsung tampil secara otomatis setelah zoom telah mengconvert rekaman tadi.

E. Reactions

Reactions merupakan fitur tambahan meeting room. Ada dua reactions yaitu gambar tepuk tangan dan jempol.

Fitur reactions

Akhir Kata

Demikianlah informasi tentang fitur dan cara penggunaan meeting untuk peserta room di aplikasi zoom cloud meeting. Semoga dapat membantu Anda dalam memperlancar pekerjaan.

Share this post