Contoh Dokumen Rapat Persiapan dan Koordinasi Pelaksanaan Penilaian Akhir Tahun Madrasah Aliyah

 Rapat persiapan dan koordinasi pelaksanaan penilaian akhir tahun di Madrasah Aliyah merupakan langkah penting dalam mengatur aktivitas akademik di akhir periode. Melalui rapat ini, pihak madrasah dapat memastikan kesiapan yang matang dalam mengelola penilaian akhir tahun bagi siswa-siswinya. Rapat persiapan memungkinkan guru dan staf untuk merancang strategi pelaksanaan ujian dengan efektif, termasuk jadwal, materi, dan tata cara ujian.

Keterlibatan semua pihak yang terkait, seperti guru, staf, dan administrasi, dalam rapat persiapan membantu menciptakan suasana kerja sama dan koordinasi yang baik. Dengan berkolaborasi, madrasah dapat mengantisipasi potensi kendala dan menemukan solusi bersama sebelum penilaian akhir tahun berlangsung. Hal ini juga membuka kesempatan untuk menyelaraskan harapan dan menyamakan persepsi di antara semua pihak.

Pentingnya rapat ini terletak pada efisiensi dan efektivitas proses penilaian. Dengan mengatur segala sesuatu sebelumnya, pelaksanaan penilaian akhir tahun menjadi lebih lancar dan terstruktur. Selain itu, dokumen rapat yang baik, seperti agenda, daftar kehadiran, dan notulen, membantu mendokumentasikan hasil diskusi dan rencana aksi untuk diimplementasikan di masa mendatang. Dokumen Rapat Persiapan dan Koordinasi Pelaksanaan Penilaian Akhir Tahun Madrasah Aliyah merupakan lampiran-lampiran dari Laporan Pertanggungjawaban Penilaian Akhir Tahun Madrasah Aliyah.

Rapat Persiapan dan Koordinasi Pelaksanaan Penilaian Akhir Tahun

Penjelasan Tujuan dan Manfaat Rapat Persiapan

Rapat persiapan dan koordinasi pelaksanaan penilaian akhir tahun adalah momen krusial bagi Madrasah Aliyah untuk mempersiapkan segala aspek penilaian siswa dengan baik. Tujuan utama dari rapat ini adalah memastikan semua pihak yang terlibat dalam proses penilaian akhir tahun, termasuk guru, administrasi, dan staf, memiliki pemahaman yang jelas tentang prosedur, tugas, dan jadwal yang telah ditetapkan. Dengan demikian, semua elemen bisa bekerja secara harmonis dan efisien untuk menghasilkan penilaian yang adil dan akurat bagi siswa.

Manfaat dari rapat persiapan ini mencakup peningkatan efektivitas dan koordinasi selama proses penilaian akhir tahun. Rapat ini memberikan kesempatan bagi para peserta untuk membahas dan menyusun rencana aksi yang akan dilaksanakan. Selain itu, rapat persiapan memungkinkan pihak madrasah untuk mengidentifikasi potensi masalah dan menemukan solusi yang tepat sebelum penilaian berlangsung, sehingga mengurangi risiko kesalahan dan kendala.

Hal-hal yang Perlu Dipersiapkan Dalam Rapat

Dalam rapat persiapan dan koordinasi pelaksanaan penilaian akhir tahun, ada beberapa hal yang perlu dipersiapkan. 

Pertama, 

agenda rapat yang mencakup topik-topik yang akan dibahas, seperti jadwal penilaian, materi ujian, dan prosedur pelaksanaan. 

Kedua, 

daftar kehadiran peserta rapat, termasuk peran dan tanggung jawab masing-masing dalam proses penilaian. Ketiga, perlengkapan pendukung, seperti dokumen referensi, data siswa, dan perangkat teknologi yang diperlukan.

Selama rapat, penting untuk menjaga komunikasi yang efektif dan kolaboratif antara semua pihak yang terlibat. Notulen rapat juga harus diambil untuk mendokumentasikan keputusan dan rencana aksi yang telah disepakati. Hal ini akan menjadi panduan bagi madrasah dalam melaksanakan penilaian akhir tahun dengan sukses dan sesuai rencana.

Contoh Dokumen Rapat

Berikut beberapa dokumen yang dapat dihasilkan baik itu sebelum rapat, saat proses rapat dan setelah kegiatan rapat selesai. 

1. Undangan Rapat

KOP SURAT

Merkurius, 12 Mei 2023

N o m o r         : 023/MA.BS/MKS/V/2023
Lampiran         :  -
H a l                :  Rapat Persiapan dan Koordinasi Pelaksanaan Penilaian Akhir Tahun (PAT)

 

 

Kepada Yang Terhormat :

1.      Bapak/Ibu Guru Madarasah Aliyah Merkurius
2.      Bapak/Ibu Staff Madarasah Aliyah Merkurius

 Di-

Tempat

 

Assalamu'alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh,

Dengan hormat,

Dalam rangka Pelaksanaan Penilaian Akhir Tahun (PAT) Madarasah Aliyah Merkurius Tahun Akademik 2022/2023, maka bersama dengan ini kami mengundang dengan hormat kepada Bapak/Ibu/Saudara(i) untuk menghadiri rapat yang akan membahas persiapan dan koordinasi dalam melaksanakan Penilaian Akhir Tahun (PAT) Madarasah Aliyah Merkurius Tahun Akademik 2022/2023 yang diharapkan dapat membantu dalam mencapai tujuan pendidikan yang optimal. Adapun agenda rapat ini meliputi:

1.      Pembentukan panitia PAT TA. 2022/2023
2.      Penentuan bentuk dan jenis soal yang akan digunakan
3.      Waktu pelaksanaan
4.      Hal-hal lain yang dianggap penting

Rapat ini Insya Allah akan dilaksanakan pada:

Hari/Tanggal                    : Rabu, 17 Mei 2023
Waktu                              : 10.00 WITA s/d selesai
Tempat                             : Kantor Madarasah Aliyah Merkurius

 

Demikian undangan  ini,  atas segala perhatian dan kerjasamanya diucapkan terima kasih.

 

Wassalamu'alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh.

 

Kepala Sekolah,

 

 

 

Sunarti, S.Pd.I

NIP. xxxx

 

Tembusan Kepada Yth,:
1.       Ketua Yayasan Merkurius
2.      Kepala Kantor Kementerian Agama Kabupaten Uranus
3.      Arsip

2. Berita Acara & Daftar Hadir Rapat

3. Notulen Rapat

4. Penyampaian Hasil Rapat

 KOP SURAT

Merkurius, 19 Mei 2023

N o m o r         :  011/MA.BS/MKS/V/2023
Lampiran          :  -
H a l                 :  Penyampaian Hasil Rapat

 

Kepada Yang Terhormat :
1.   Bapak/Ibu Guru Madarasah Aliyah Merkurius
2.   Bapak/Ibu Staff Madarasah Aliyah Merkurius

  Di-

Tempat

Assalamu'alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh,

Dengan hormat,

Melalui surat ini, kami ingin menyampaikan hasil rapat Persiapan dan Koordinasi Pelaksanaan Penilaian Akhir Tahunan (PAT) yang telah dilaksanakan pada tanggal 17 Mei 2023. Berikut adalah ringkasan hasil rapat yang perlu Bapak/Ibu/Saudara(i) ketahui:

1.      Pembentukan Panitia Penilaian Akhir Tahun (PAT)

Berdasarkan rapat, telah dibentuk panitia Penilaian Akhir Tahun (PAT) Madarasah Aliyah Merkurius Tahun Akademik 2022/2023 yang bertugas menyusun dan melaksanakan ujian. Surat Keputusan (SK) mengenai pembentukan panitia akan segera dikeluarkan dan disampaikan kepada anggota panitia terkait.

2.      Waktu Pelaksanaan

Penilaian Akhir Tahun (PAT) akan dilaksanakan mulai tanggal 29 Mei 2023 hingga 06 Juni 2023. Kami harap Bapak/Ibu Guru dapat mempersiapkan soal agar sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.

3.      Bentuk Soal/ujian

Seperti yang telah disepakati dalam rapat, soal Penilaian Akhir Tahun (PAT) akan berbentuk essay dan atau praktek. Setiap mata pelajaran akan terdiri dari 10 soal essay. Mohon kepada Bapak/Ibu Guru untuk menyusun bank soal essay sesuai dengan materi yang telah diajarkan.

4.      Pemasukan Soal

Sesuai keputusan rapat, pemasukan soal Penilaian Akhir Tahun (PAT) akan dilakukan mulai tanggal 18 Mei 2023 hingga 25 Mei 2023. Kami harap Bapak/Ibu Guru dapat mengumpulkan soal-soal yang telah disiapkan paling lambat pada tanggal 25 Mei 2023. Soal dikirim dalam bentuk jenis file word atau pdf dan dikirim ke group WA Aliyah Merkurius atau dapat dikirim ke WA pribadi panitia Penilaian Akhir Tahun (PAT). Mohon memperhatikan batas waktu tersebut agar proses pengolahan soal dapat berjalan dengan baik.

5.      Sistem Ujian

Ujian akan dilaksanakan dengan Sistem Ujian Online Berbasis Android yaitu siswa menggunakan HandPhone (HP) masing-masing pada saat ujian online dengan menginstall aplikasi ujian berbasis android di HP masing-masing.

 

Mohon kepada Bapak/Ibu Guru untuk melaksanakan hasil keputusan rapat ini dengan baik dan mempersiapkan segala sesuatunya sesuai dengan waktu yang telah ditentukan. Jika terdapat hal-hal yang perlu didiskusikan atau ditanyakan, silahkan menghubungi panitia Penilaian Akhir Tahun (PAT) yang akan segera memberikan informasi lebih lanjut.

 

Demikian penyampaian  ini,  atas segala perhatian dan kerjasamanya diucapkan terima kasih.

 

Wassalamu'alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh.

 

Kepala Sekolah,

 

 

 

Sartini, S.Pd.I
NIP. xxxx

 

Tembusan Kepada Yth,:

1.        Ketua Yayasan Merkurius
2.      Kepala Kantor Kementerian Agama Kabupaten Uranus
3.      Arsip

5. Surat Keputusan Penetapan Panitia Penilaian Akhir Tahun

KOP SURAT

SURAT KEPUTUSAN
KEPALA MADRASAH ALIYAH MERKURIUS KAB. URANUS
Nomor : 018/MA/MKS/V/2023

 

TENTANG
  PANITIA PELAKSANA PENILAIAN AKHIR TAHUN MADRASAH ALIYAH MERKURIUS
TAHUN AJARAN 2022/2023

   

 

Menimbang     :      1. Bahwa dalam rangka Penyelenggaraan Penilaian Akhir Tahun Madrasah Aliyah Merkurius Tahun Ajaran 2022/2023 maka dipandang perlu membentuk panitia pelaksana ujian Penilaian Akhir Tahun Madrasah Aliyah Merkurius Tahun Ajaran 2022/2023

       2.  Bahwa yang tercantum  namanya dalam lampiran surat keputusan ini dipandang cakap dan memenuhi syarat untuk melaksanakan tugas dalam kepanitiaan Penilaian Akhir Tahun Madrasah Aliyah Merkurius Tahun Ajaran 2022/2023

Mengingat        :      1.  Undang-undang  RI  Nomor 20 Tahun 2003 tentang sistem Pendidikan Nasional

2.  Permendiknas nomor 34 Tahun 2007 tentang ujian nasional tahun pelajaran 2022/2023

3      Permendiknas nomor 20 Tahun 2007 tentang standar penilaian pendidikan 

4.  Pedoman pelaksanaan Penilaian Akhir Tahun Madrasah Aliyah Tahun pelajaran 2022/2023 dari kementerian Agama RI Direktorat Jenderal Pendidikan Islam/Madrasah tahun 2007

 

MEMUTUSKAN

Menetapkan     :

Pertama          :      Membentuk panitia pelaksana Penilaian Akhir Tahun Madrasah Aliyah Merkurius Tahun Ajaran 2022/2023.

Kedua              :      Susunan Panitia pelaksana ujian Penilaian Akhir Tahun Madrasah Aliyah Merkurius Tahun Ajaran 2022/2023 seperti tercantum dalam lampiran surat keputusan ini.

Ketiga              :      Segala biaya yang timbul akibat surat keputusan ini dibebankan kepada anggaran yang sesuai.

Keempat          :      Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkannya dan disampaikan kepada yang bersangkutan untuk dilaksanakan dengan penuh rasa tanggung jawab dan apabila terdapat kekeliruan di kemudian hari akan diperbaiki  sebagaimana mestinya.

 

            Ditetapkan di   :    Kassi

            Pada tanggal     :    19 Mei 2023

 Kepala Madrasah Aliyah Merkurius

Sartini, S.Pd.I                                

NIP.xxxx                                    

 

 

 

LAMPIRAN:

Keputusan Kepala Madrasah Aliyah Merkurius
Nomor : 018/MA/MKS/V/2023 pada hari Rabu, tanggal 19 Mei 2023
Tentang Susunan Panitia Penilaian Akhir Tahun Madrasah Aliyah Merkurius Tahun Ajaran 2022/2023

 

No	Nama	Jabatan Kepanitian	Keterangan
1.	Sartini, S.Pd.I	Penanggung Jawab	Kepala Madrasah
2.	Muhammad Naufal, S.Ag	Ketua Panitia	Guru Madrasah
3.	Herlina, S.Pd	Sekretaris	Guru Madrasah
4.	Juniarti, S.Pd.I	Bendahara	Guru Madrasah
5	Hernawati	Anggota	Staf

Kassi, 19 Mei 2023                          

Kepala Madrasah Aliyah Merkurius

Sartini, S.Pd.I                                   
NIP. xxxxx                                        

6. Surat Edaran

KOP SURAT

 

SURAT EDARAN
Nomor : 041/MAS/MKS/V/2023

 

 

Assalamu'alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh,

 

Sehubungan dengan pelaksanaan Pelaksanaan Penilaian Akhir Tahun (PAT) Madrasah Aliyah Merkurius Tahun Akademik 2022/2023, kami ingin memberikan pemberitahuan kepada orang tua/wali siswa mengenai jadwal dan prosedur pelaksanaan. Hal ini bertujuan untuk memberikan informasi yang jelas kepada seluruh pihak terkait guna menjamin kelancaran dan keberhasilan pelaksanaan PAT.

 

Berikut adalah beberapa poin penting terkait pelaksanaan PAT:

1.      PAT akan dilaksanakan mulai tanggal 29 Mei 2023 hingga 06 Juni 2023.

2.      Ujian akan dilaksanakan dengan Sistem Ujian Online Berbasis Android yaitu siswa menggunakan HandPhone (HP) masing-masing pada saat ujian online dengan menginstall aplikasi ujian berbasis android di HP masing-masing.

3.      Siswa diharapkan memahami materi yang telah diajarkan selama tahun ajaran dan telah melakukan kesiapan mental.

 

Demikian surat edaran ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatian dan kerjasama yang baik.

 

Wassalamu'alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh.

 

 

 Merkurius, 19 Mei 2023

Mengetahui, Kepala Sekolah	Ketua Panitia, Penilaian Akhir Tahun
Sartini, S.Pd.I NIP. xxxxx	Muhammad Naufal, S.Ag NIP.

 

 

 

Tembusan Kepada Yth,:
1.       Ketua Yayasan Merkurius
2.      Kepala Kantor Kementerian Agama Kabupaten Uranus
3.      Arsip

 

7. Dokumentasi Rapat

Dokumentasi rapat adalah foto-foto pada saat kegiatan rapat berlangsung. Disarankan mengambil beberapa gambar.

Dokumentasi rapat

Nah bagi Anda yang membutuhkan file dalam bentuk word (docx), dapat menghubungi kami melalui:

Facebook    : Tanpakoma
Instagram    : @tanpakomaofficial
Email          : mr300592@gmail.com

IV. Akhir Kata

Kami mendorong Anda untuk mengambil langkah proaktif ini dan mengadakan rapat persiapan sebelum penilaian akhir tahun. Dengan merencanakan dan mengkoordinasikan semua aspek penilaian, Anda akan menciptakan lingkungan belajar yang kondusif dan memastikan bahwa penilaian akhir tahun berlangsung dengan lancar. Selain itu, pendekatan ini juga akan membantu menciptakan pengalaman penilaian yang adil dan obyektif bagi siswa.

Jangan ragu untuk mencoba metode ini dalam rapat persiapan dan koordinasi di Madrasah Aliyah Anda. Dengan persiapan yang matang dan kerjasama yang baik, Anda akan mampu menyelenggarakan penilaian akhir tahun yang sukses dan memberikan manfaat besar bagi siswa serta seluruh komunitas madrasah.

Share this post