Contoh Dokumen Rapat Panitia Penilaian Akhir Tahun Madrasah Aliyah

 Rapat panitia penilaian akhir tahun di Madrasah Aliyah merupakan langkah penting dalam memastikan kelancaran proses evaluasi akademik. Dalam rapat ini, panitia membahas rencana, persiapan, dan strategi pelaksanaan penilaian akhir tahun. Rapat ini juga memungkinkan kolaborasi antar anggota panitia untuk mencapai kesepakatan tentang jadwal, metode penilaian, dan mekanisme pelaporan hasil. Selain itu, rapat ini membantu menjaga konsistensi dan transparansi dalam proses penilaian, yang penting untuk menjaga kepercayaan siswa, orang tua, dan pihak sekolah. Melalui rapat panitia, madrasah dapat memastikan bahwa penilaian akhir tahun berjalan dengan efisien dan sesuai dengan standar pendidikan yang telah ditetapkan.

Dokumen rapat memiliki peran penting dalam menyusun dan mengelola kegiatan penilaian akhir tahun. Dokumen ini berfungsi sebagai catatan resmi yang mendokumentasikan hasil diskusi dan keputusan yang diambil selama rapat panitia. Dalam dokumen rapat, tercatat agenda yang telah dibahas, tugas-tugas yang telah dialokasikan, serta tanggung jawab individu atau kelompok yang terlibat.

Dokumen rapat juga memudahkan koordinasi di antara anggota panitia, memastikan semua pihak memahami peran dan tugas mereka dengan jelas. Selain itu, dokumen ini berfungsi sebagai pedoman yang dapat dirujuk kembali saat diperlukan, untuk memastikan konsistensi dalam pelaksanaan kegiatan. Dengan demikian, dokumen rapat membantu menjaga jalannya penilaian akhir tahun agar tetap teratur, efisien, dan sesuai dengan rencana yang telah disepakati. Dokumen rapat merupakan salah satu lampiran dari Laporan Pertanggungjawaban Penilaian Akhir Tahun Madrasah Aliyah.

I. Persiapan Rapat Panitia

A. Menentukan Tujuan dan Agenda Rapat

Langkah pertama dalam persiapan rapat panitia adalah menetapkan tujuan yang jelas. Tujuan ini menjadi dasar bagi arah diskusi dan pengambilan keputusan dalam rapat. Selain itu, penting untuk menyusun agenda rapat yang terstruktur. Agenda mencakup daftar topik yang akan dibahas, urutan pembahasan, serta alokasi waktu untuk masing-masing topik. Dengan adanya agenda yang jelas, rapat dapat berjalan efektif dan efisien, serta memastikan semua aspek yang perlu dibahas mendapatkan perhatian yang cukup.

B. Daftar Peserta dan Peran Mereka dalam Rapat

Penting untuk menyusun daftar peserta yang akan hadir dalam rapat panitia. Peserta biasanya terdiri dari anggota panitia yang memiliki tanggung jawab dalam proses penilaian akhir tahun. Setiap peserta perlu memiliki peran yang jelas dalam rapat, baik sebagai pemimpin diskusi, pencatat hasil rapat, atau penyaji materi tertentu. Membagi peran secara tepat akan membantu memastikan rapat berjalan lancar dan semua aspek yang perlu dibahas dapat tertangani dengan baik. Selain itu, penentuan peran yang jelas dapat memudahkan kolaborasi dan koordinasi antar peserta selama rapat berlangsung.

II. Contoh Dokumen Rapat

Berikut beberapa dokumen yang dapat dihasilkan baik itu sebelum rapat, saat proses rapat dan setelah kegiatan rapat selesai. 

1. Undangan Rapat

 KOP SURAT

Merkurius, 19 Mei 2023

N o m o r         : 055/MA /MKS/V/2023
Lampiran          :  -
H a l                 :  Rapat Persiapan dan Koordinasi Panitia PAT

 

 

Kepada Yang Terhormat :

1.      Ibu Suhartini, S.Pd.I (Kepala Madrasah Aliyah Merkurius)
2.      Ibu Rostini. S.Pd.I
3.      Ibu Ayu Ningsih, S.Pd
4.      Ibu Dea Putri

 

Di-

Tempat

 

Assalamu'alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh,

Dengan hormat,

Dalam rangka Pelaksanaan Penilaian Akhir Tahun (PAT) Madrasah Aliyah Merkurius Tahun Akademik 2022/2023, maka bersama dengan ini kami mengundang dengan hormat kepada Bapak/Ibu/Saudara(i) untuk menghadiri rapat panitia yang akan membahas persiapan dan koordinasi dalam melaksanakan Penilaian Akhir Tahun (PAT) Madrasah Aliyah Merkurius Tahun Akademik 2022/2023 yang diharapkan dapat membantu dalam mencapai tujuan pendidikan yang optimal. Adapun agenda rapat ini meliputi:

1.      Tupoksi masing-masing anggota panitia

2.      Persiapan dan koordinasi pelaksanaan PAT

3.      Hal-hal lain yang dianggap penting

Rapat ini Insya Allah akan dilaksanakan pada:

Hari/Tanggal                      : Sabtu, 20 Mei 2023

Waktu                               : 09.00 WITA s/d selesai

Tempat                              : Kantor Madrasah Aliyah Merkurius

 

Demikian undangan  ini,  atas segala perhatian dan kerjasamanya diucapkan terima kasih.

 

Wassalamu'alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh.

 

Mengetahui, Kepala Sekolah	Ketua Panitia, Penilaian Akhir Tahun
Suhartini, S.Pd.I NIP. xxxxx	Muhammad Naufal, S.Ag NIP. xxxx

  

Tembusan Kepada Yth,:

1.        Ketua Yayasan Darud Uranus
2.      Kepala Kantor Kementerian Agama Kabupaten Uranus
3.      Arsip

2. Berita Acara & Daftar Hadir Rapat

3. Notulen Rapat

Baca Juga: Contoh Dokumen Rapat Persiapan dan Koordinasi Pelaksanaan Penilaian Akhir Tahun Madrasah Aliyah

4. Penyampaian Hasil Rapat

 KOP SURAT

Merkurius, 20 Mei 2023

N o m o r         :  057/MA /MKS/V/2023
Lampiran         :  1 berkas
H a l                :  Penyampaian Hasil Rapat

 

 

Kepada Yang Terhormat :

1.      Ibu Suhartini, S.Pd.I (Kepala Madrasah Madrasah Aliyah Merkurius)
2.      Ibu Rostina. M, S.Pd
3.      Ibu Fitriani. B, S.Pd.I
4.      Ibu Dea Ananda

 Di -
Tempat

Assalamu'alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh,

Dengan hormat,

Melalui surat ini, kami ingin menyampaikan hasil rapat panitia Persiapan dan Koordinasi Pelaksanaan Penilaian Akhir Tahunan (PAT) yang telah dilaksanakan pada tanggal 20 Mei 2023. Berikut adalah ringkasan hasil rapat yang perlu Bapak/Ibu/Saudara(i) ketahui:

1.      Tupoksi Masing-Masing Panitia

Tugas pokok dan fungsi masing-masing anggota panitia akan dilampirkan dalam surat ini. Kami berharap agar tupoksi tersebut dapat dijalankan dengan sebaik-baiknya oleh masing-masing anggota panitia.

2.      Persiapan dan koordinasi pelaksanaan PAT

Setelah rapat ini diadakan, kami berharap semua panitia mulai aktif melakukan persiapan dan koordinasi dengan pihak terkait. Apabila ada hambatan, maka dapat berkoordinasi dengan ketua panitia.

 

Mohon kepada Bapak/Ibu Panitia untuk dapat melaksanakan hasil keputusan rapat ini dengan baik dan mempersiapkan segala sesuatunya sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.

 

Demikian penyampaian  ini,  atas segala perhatian dan kerjasamanya diucapkan terima kasih.

 

Wassalamu'alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh.

 

Mengetahui, Kepala Sekolah	Ketua Panitia, Penilaian Akhir Tahun
Suhartini, S.Pd.I NIP. xxxxx	Muhammad Naufal, S.Ag NIP. xxxxx

  

Tembusan Kepada Yth,:

1.       Ketua Yayasan Darud Uranus
2.      Kepala Kantor Kementerian Agama Kabupaten Uranus
3.       Arsip

 

5. Lampiran Tupoksi

B.  Susunan Panitia

Penanggung Jawab              : Kepala Madrasah ( Suhartini, S.Pd.I)

K e t u a                               : Muhammad Naufal, S.Ag

Sekretaris                             : Ratnawati, S.Pd

Bendahara                            : Fitri Anjani, S.Pd.I

Anggota                               :  1. Desi Wahyuni

 2. Nurul Kamisari

C.    Rincian Tugas

1.        Penanggung Jawab

a.         Sebagai penanggung jawab segala kegiatan Penilaian Akhir Tahun (PAT) Madrasah Aliyah Merkurius Tahun Ajaran 2022/2023 dari awal hingga akhir kegiatan, baik keluar maupun ke dalam.

b.        Mengarahkan, mengkoordinasikan, mengawasi serta mengevaluasi seluruh kegiatan Penilaian Akhir Tahun (PAT) Madrasah Aliyah Merkurius Tahun Ajaran 2022/2023.

c.         Menentukan kebijakan umum sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang ditetapkan oleh instansi terkait.

2.        Ketua

a.         Bertanggung jawab atas kelancaran, ketertiban dan keamanan penyelenggaraan Penilaian Akhir Tahun (PAT) Madrasah Aliyah Merkurius Tahun Ajaran 2022/2023

b.        Mengatur secara garis besar mekanisme kerja para petugas dan panitia penyelenggara

c.         Mengkoordinasikan dan mengatur segala kegiatan atau pembagian tugas yang berhubungan dengan Penilaian Akhir Tahun (PAT) Madrasah Aliyah Merkurius Tahun Ajaran 2022/2023

3.        Sekretaris

a.         Menyiapkan dan membuat administrasi

b.        Menyiapkan dan membuat format-format kegiatan

c.         Membuat pengamanan dan penyimpanan berkas

d.        Menyusun laporan pelaksanaan Penilaian Akhir Tahun (PAT) Madrasah Aliyah Merkurius Tahun Ajaran 2022/2023

4.        Bendahara

a.         Merencanakan dan membuat program.

b.        Mendistribusikan anggaran sesuai dengan kebutuhan.

c.         Membuat laporan pertanggungjawaban pemasukan dan pengeluaran biaya

5.        Pelaksana Harian

a.         Bertanggung jawab kepada Ketua Pelaksana

b.        Mempersiapkan ruangan yang akan dipergunakan untuk Penilaian Akhir Tahun

c.         Menyiapkan daftar hadir peserta dan pengawas dan berita acara peserta ulangan.

d.        Menerima barcode soal dari Ketua/Sekretaris untuk diserahkan kepada pengawas berikut daftar hadir peserta.

e.         Mengecek aplikasi yang terpasang di HP masing-masing siswa

f.         Mengecek koneksi jaringan di HP masing-masing siswa

g.        Mengecek kehadiran peserta dan melaporkan kepada Ketua dan Sekretaris.

h.        Melaporkan kejadian-kejadian penting selama ujian berlangsung.

 

Merkurius, 20 Mei 2023

 

Mengetahui, Kepala Sekolah	Ketua Panitia, Penilaian Akhir Tahun
Suhartini, S.Pd.I NIP. xxxxx	Muhammad Naufal, S.Ag NIP. xxxxx

 

 Tembusan Kepada Yth,:

1.       Ketua Yayasan Darud Uranus
2.      Kepala Kantor Kementerian Agama Kabupaten Uranus
3.       Arsip

 

6. Dokumentasi Rapat

Ambil beberapa foto pada saat ekgiatan rapat sedang berlangsung. Nantinya foto tersebut sebagai bukti foto dokumentasi kegiatan rapat.

Nah bagi Anda yang membutuhkan dokumen Rapat Panitia Penilaian Akhir Tahun Madrasah Aliyah dalam bentuk file word (docx), dapat menghubungi kami melalui:

Facebook    : Tanpakoma
Instagram    : @tanpakomaofficial
Email          : mr300592@gmail.com

Akhir Kata

Demikianlah Contoh Dokumen Rapat Panitia Penilaian Akhir Tahun Madrasah Aliyah. Penting untuk mengadopsi praktik terbaik dalam membuat dokumen rapat, seperti mencatat hasil diskusi dengan akurat dan memastikan dokumen tersebut mudah diakses oleh semua pihak terkait. Dengan melakukan ini, kita dapat meningkatkan transparansi dan konsistensi dalam proses penilaian akhir tahun, serta mempermudah pelaksanaan kegiatan tersebut.

Share this post